Abwesenheitsanträge
Im Menü "Anträge" sind alle Abwesenheitsanträge des angemeldeten Mitarbeiters gelistet.
Diese Ansicht wird wie im Abschnitt "Die erste Anmeldung" beschrieben erst dann angezeigt, wenn dem Mitarbeiter eine gültige Autorisierungsperson zugeordnet wurde.
Die Tabelle auf der linken Seite zeigt die Urlaubsanträge, inkl. Start –und Enddatum, sowie die Art des Antrags und den aktuellen Bearbeitungsstatus an.
Auf der rechten Seite befindet sich eine Übersicht über den Gesamturlaub im ausgewählten Jahr, die bereits genehmigten und noch verfügbaren Urlaubstage, sowie die Anzahl der Tage der gerade in Bearbeitung befindlichen Abwesenheitsanträge.
Antragsverwaltung
Neuer Antrag erstellen
Über die Schaltfläche "Neuer Antrag" öffnet sich ein Dialog, in welchem ein neuer Abwesenheitsantrag gestellt werden kann.
Die einzelnen Felder des Dialogs haben dabei folgende Bedeutung:
| Feldname | Auszufüllen | Bedeutung |
|---|---|---|
| Genehmigung durch | Nein | Es wird die Autorisierungsperson angezeigt, die dem Mitarbeiter im Dialog "Autorisierungsperson zuordnen" zugeordnet wurde. Die Autorisierungsperson, oder auch Genehmiger, können die beantragte Abwesenheitszeit annehmen oder ablehnen. |
| Vertretung | Optional | Es kann ein Mitarbeiter aus dem gleichen Team oder Abteilung des Mitarbeiters ausgewählt werden, der den Mitarbeiter in dieser Zeit fachlich vertritt. Wird eine Vertretung angegeben, erhält diese eine E-Mail und wird gebeten, der Abwesenheit zuzustimmen. Stimmt die Vertretung nicht zu, wird die zuständige genehmigende Person darüber informiert. |
| Abwesenheitsart | Ja | Hier muss die Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Überstunden abbauen) usw. ausgewählt werden. |
| Vertraulich | Ja | Es kann ausgewählt werden, ob der Abwesenheitsantrag nur der Autorisierungsperson angezeigt wird, oder für jeden ersichtlich im Kalender eingetragen ist. Diese Einstellung betrifft nur die Anträge. Ist die Abwesenheit genehmigt, dann wird – unabhängig von der Einstellung – diese im Kalender angezeigt. |
| Startdatum | Ja | Start der Abwesenheit |
| Tageszeit | Ja | Auswahl zwischen morgens oder mittags. Dies entspricht dem Start der Abwesenheit am ersten Tag. |
| Enddatum | Ja | Ende der Abwesenheit |
| Tageszeit | Ja | Auswahl zwischen mittags und abends. Dies entspricht dem Ende der Abwesenheit am letzten Tag. |
| Bemerkung | Optional | Eine frei formulierbare Anmerkung, die nur dem Genehmiger angezeigt wird. |
Nach dem Senden des Antrags wird dieser der Autorisierungsperson per Mail zugestellt.
Die Autorisierungsperson (meistens der Vorgesetzte) hat dann die Möglichkeit, über den in der Mail eingebetteten Link, den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.
Antrag bearbeiten
Um einen bestehenden Abwesenheitsantrag zu bearbeiten, muss dieser zuerst markiert werden. Dazu einfach mit der Maus auf die entsprechende Zeile klicken. Danach kann die Schaltfläche "Antrag bearbeiten" ausgewählt werden. Hier öffnet sich der gleiche Dialog wie auch schon bei der Antragstellung.
Nach dem Senden des Antrags wird die Anpassung der Autorisierungsperson per Mail zugestellt.
Antrag löschen
Um einen bestehenden Abwesenheitsantrag zu löschen, muss dieser zuerst markiert werden. Dazu einfach mit der Maus auf die entsprechende Zeile klicken. Danach kann die Schaltfläche "Antrag löschen" ausgewählt werden. Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, die mit "Löschen" beantwortet werden muss, wenn der Antrag entfernt werden soll.
Nach dem Löschen des Antrags wird die Meldung der Autorisierungsperson per Mail zugestellt.
Wichtig ist, ein Antrag kann gelöscht werden, wenn
- Der Antrag im Status noch "In Bearbeitung" ist
- Der Antrag in der Zukunft liegt
- Der Antrag noch nicht genehmigt wurde
Bereits genehmigte Anträge können nicht gelöscht werden. Wenn der Antrag nicht direkt gelöscht werden kann, dann kann alternativ dazu ein Storno Antrag gestellt werden.
Storno anfragen
Um einen bestehenden Abwesenheitsantrag zu stornieren, muss dieser zuerst markiert werden. Dazu einfach mit der Maus auf die entsprechende Zeile klicken. Danach kann die Schaltfläche "Storno anfragen" ausgewählt werden. Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, die mit "Löschen" beantwortet werden muss, wenn der Antrag entfernt werden soll.
Der Stornierungsprozess ist genau gleich aufgebaut zum Genehmigungsprozess. D.h. jeder Genehmiger, der zuvor der Abwesenheit zugestimmt hat, muss jetzt ebenfalls dem Storno zustimmen.
Freigaben
Das Menü "Freigaben" unterteilt sich in drei Unterpunkte. Zum einen sind das die "Vertrettungen" und zum anderen die "Storno-Anträge" und die "Abwesenheits-Anträge". Da die "Storno-" und "Abwesenheits-" Freigabeprozesse identisch aufgebaut sind, wird auf die separate Beschreibung der Storno-Anträge verzichtet.
Im Menü "Abwesenheits-Anträge" werden alle Abwesenheitsanträge angezeigt, die dem aktuell angemeldeten Mitarbeiter zur Bearbeitung vorliegen.
Über die Schaltflächen "Antrag genehmigen" und "Antrag ablehnen" werden die Anträge genehmigt oder abgelehnt.
Ein Klick auf das Mitarbeiterprofil in dem Reiter "Genehmigt" öffnet die Jahres-Urlaubsübersicht des Mitarbeiters. Mit Klick auf Namen des Teams, der Abteilung oder der Niederlassung, wird die Urlaubssituation der jeweiligen Gruppe angezeigt.
Antrag genehmigen
Soll ein Antrag genehmigt werden, dann muss dieser zuerst mit der Maus markiert werden. Dazu einfach in die entsprechende Zeile klicken. Die Schaltfläche "Antrag genehmigen" wird dabei aktiviert.
Nach Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Dialog, in welchem der genehmigende Mitarbeiter nochmals alle Daten eingehend prüfen kann.
Nach Prüfung des Antrags, wird dem Antrag über die Schaltfläche "Antrag genehmigen" stattgegeben. Die Zeiten werden dabei automatisch in TimePunch verbucht und der Antragsteller erhält eine E-Mail mit der Bestätigung des Antrags.
Antrag ablehnen
Um einen Antrag abzulehnen, muss dieser zuerst mit einem Klick in die Zeile markiert werden. Dabei wird die Schaltfläche "Antrag ablehnen" aktiviert. Nach Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Dialog, in welchem der Mitarbeiter nochmals alle Daten eingehend prüfen kann.
Nach Prüfung des Antrags, wird der Antrag über die Schaltfläche "Antrag ablehnen" abgelehnt. Wichtig ist, dass ein Ablehnungsgrund eingetragen wurde. Der Ablehnungsgrund ist ein Pflichtfeld und wird dem Antragsteller per E-Mail mit der Ablehnung des Antrags mitgeteilt.
